ORTORODZINA CENTRUM ORTODONCJI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Maćka z Bogdańca 16C
92-434 Łódź
KRS: 0001107959
NIP: 7282885578
REGON: 528739363
Niniejsza strona wyjaśnia zasady wykonywania i wykorzystywania dokumentacji fotograficznej, skanów, zdjęć diagnostycznych, opisów przypadków oraz materiałów zawierających wizerunek pacjenta w Centrum Ortodoncji OrtoRodzina.
Celem dokumentu jest jasne rozróżnienie dokumentacji wykorzystywanej w procesie diagnostyki i leczenia od materiałów, które mogą być wykorzystywane poza bezpośrednim procesem leczenia, w szczególności w celach edukacyjnych, naukowych, konferencyjnych, informacyjnych, promocyjnych lub marketingowych.
1. Dlaczego dokumentacja fotograficzna jest ważna w ortodoncji?
Dokumentacja fotograficzna jest powszechnie stosowanym elementem diagnostyki i leczenia ortodontycznego. Umożliwia ocenę sytuacji pacjenta, przygotowanie planu leczenia, monitorowanie postępów terapii oraz porównanie stanu przed leczeniem, w trakcie leczenia i po jego zakończeniu.
W leczeniu ortodontycznym istotna może być nie tylko ocena ustawienia zębów, ale również analiza zgryzu, uśmiechu, profilu twarzy, symetrii, relacji szczęk, funkcji narządu żucia oraz zmian zachodzących w trakcie terapii.
Wykonanie odpowiedniej dokumentacji może być konieczne do prawidłowego i bezpiecznego przeprowadzenia konsultacji, diagnostyki, planowania leczenia, przygotowania aparatu, nakładek ortodontycznych lub innych elementów terapii.
2. Jakie materiały mogą być wykonywane?
W zależności od przypadku pacjenta, etapu diagnostyki lub rodzaju leczenia, w Klinice mogą być wykonywane lub przetwarzane w szczególności:
- zdjęcia wewnątrzustne,
- zdjęcia zębów i zgryzu,
- zdjęcia uśmiechu,
- zdjęcia twarzy, profilu lub innych elementów istotnych dla diagnostyki ortodontycznej,
- skany wewnątrzustne,
- modele diagnostyczne,
- zdjęcia RTG, pantomogram, cefalometria lub inne badania obrazowe,
- obrazowanie 3D, jeżeli jest potrzebne w danym przypadku,
- dokumentacja przebiegu leczenia,
- dokumentacja efektów leczenia,
- opisy przypadków medycznych lub ortodontycznych.
Zakres wykonywanej dokumentacji zależy od indywidualnej sytuacji pacjenta. Nie każdy pacjent wymaga takiego samego zakresu zdjęć, skanów lub badań.
3. Dokumentacja wykorzystywana w celach diagnostycznych i leczniczych
Dokumentacja wykonywana w celach diagnostycznych i leczniczych służy przede wszystkim prawidłowej ocenie przypadku, przygotowaniu planu leczenia, prowadzeniu terapii, kontroli postępów oraz dokumentowaniu efektów leczenia.
Może być wykorzystywana w szczególności do:
- przeprowadzenia konsultacji ortodontycznej,
- oceny wady zgryzu i warunków anatomicznych,
- analizy estetyki uśmiechu i profilu twarzy,
- przygotowania indywidualnego planu leczenia,
- wyboru odpowiedniej metody leczenia,
- przygotowania aparatu ortodontycznego, nakładek lub innych elementów terapii,
- monitorowania postępów leczenia,
- porównania stanu przed leczeniem, w trakcie leczenia i po jego zakończeniu,
- prowadzenia dokumentacji medycznej lub dokumentacji związanej z udzielaniem świadczeń zdrowotnych,
- konsultacji wewnątrz zespołu medycznego Kliniki, jeżeli jest to potrzebne do oceny przypadku.
Dokumentacja wykorzystywana w celach diagnostycznych i leczniczych jest chroniona zgodnie z przepisami prawa, zasadami poufności oraz wewnętrznymi zasadami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi w Klinice.
4. Kiedy dokumentacja może być niezbędna?
W niektórych przypadkach wykonanie dokumentacji fotograficznej, skanów lub badań obrazowych może być niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia konsultacji, przygotowania planu leczenia lub rozpoczęcia terapii.
Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy bez odpowiedniej dokumentacji nie jest możliwa rzetelna ocena przypadku, zaplanowanie leczenia, przygotowanie nakładek, aparatów lub innych elementów leczenia albo kontrola postępów terapii.
Jeżeli pacjent nie wyraża zgody na wykonanie lub wykorzystanie dokumentacji niezbędnej do diagnostyki lub leczenia, Klinika może nie mieć możliwości przeprowadzenia konsultacji w pełnym zakresie, przygotowania planu leczenia, rozpoczęcia terapii albo kontynuowania określonej metody leczenia.
W takiej sytuacji Klinika może wyjaśnić pacjentowi znaczenie dokumentacji, zaproponować możliwy zakres postępowania albo poinformować, że wykonanie określonego świadczenia nie jest możliwe w przyjętym standardzie diagnostycznym lub leczniczym.
5. Wizerunek pacjenta a dokumentacja medyczna
Niektóre materiały wykonywane w ramach leczenia ortodontycznego mogą zawierać elementy pozwalające na rozpoznanie pacjenta, w szczególności twarz, profil, uśmiech lub inne cechy identyfikujące.
Jeżeli takie materiały są wykonywane i wykorzystywane w celach diagnostycznych lub leczniczych, są traktowane jako element dokumentacji związanej z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i są objęte ochroną poufności.
Zakres wykonywania zdjęć twarzy, profilu lub uśmiechu zależy od potrzeb diagnostycznych i leczniczych danego przypadku. W ortodoncji ocena twarzy, profilu i uśmiechu może mieć znaczenie dla prawidłowego planowania terapii.
6. Wykorzystanie materiałów poza bezpośrednim procesem leczenia
Odrębną kategorią jest wykorzystanie zdjęć, wizerunku, opisów przypadków, dokumentacji efektów leczenia lub innych materiałów poza bezpośrednim procesem diagnostyki i leczenia.
Takie wykorzystanie może obejmować w szczególności:
- materiały edukacyjne dla pacjentów,
- prezentacje szkoleniowe,
- prezentacje konferencyjne,
- publikacje naukowe lub branżowe,
- omówienia przypadków klinicznych,
- stronę internetową Kliniki,
- media społecznościowe Kliniki,
- materiały informacyjne, promocyjne lub marketingowe,
- portfolio efektów leczenia lub przykłady metamorfoz.
Wykorzystanie materiałów poza bezpośrednim procesem leczenia odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami określonymi w odrębnych informacjach, formularzach lub zgodach przekazywanych pacjentowi.
Pacjent powinien otrzymać jasną informację, w jakim celu, w jakim zakresie, w jakich kanałach oraz przez jaki czas materiały mogą być wykorzystywane.
7. Rozróżnienie dwóch rodzajów wykorzystania materiałów
Dla przejrzystości zasad współpracy Klinika rozróżnia:
7.1. Dokumentację niezbędną do diagnostyki i leczenia
Jest to dokumentacja potrzebna do oceny przypadku, planowania leczenia, przygotowania aparatów lub nakładek, monitorowania postępów oraz prowadzenia dokumentacji medycznej. Wykorzystanie takiej dokumentacji może być konieczne do prawidłowego wykonania świadczenia zdrowotnego.
7.2. Materiały wykorzystywane poza leczeniem
Są to materiały używane w celach edukacyjnych, naukowych, konferencyjnych, informacyjnych, promocyjnych lub marketingowych. Zakres takiego wykorzystania powinien wynikać z odrębnych zasad, informacji lub zgód.
Pacjent ma prawo zadawać pytania dotyczące różnicy między dokumentacją konieczną do leczenia a wykorzystaniem materiałów poza procesem leczenia.
8. Zakres możliwej publikacji lub prezentacji materiałów
Jeżeli pacjent wyraża zgodę na wykorzystanie materiałów poza bezpośrednim procesem leczenia, zakres takiego wykorzystania może obejmować wybrane pola eksploatacji i kanały publikacji, wskazane w odpowiednim formularzu lub informacji.
Materiały mogą być wykorzystywane w szczególności jako:
- zdjęcia przed leczeniem i po leczeniu,
- zdjęcia etapów leczenia,
- opisy przypadków ortodontycznych,
- materiały edukacyjne pokazujące przebieg terapii,
- materiały pokazujące efekty działania aparatów lub nakładek,
- materiały szkoleniowe lub konferencyjne,
- materiały informacyjne na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych.
Zakres publikacji może być różny w zależności od zgody udzielonej przez pacjenta i rodzaju materiałów. Nie każdy materiał musi obejmować pełny wizerunek pacjenta.
9. Ochrona prywatności i ograniczanie identyfikacji
Klinika dąży do tego, aby zakres wykorzystywanych materiałów był adekwatny do celu, w którym są one przetwarzane lub publikowane.
W zależności od celu i rodzaju materiału możliwe może być ograniczenie zakresu identyfikacji pacjenta, np. poprzez wykorzystanie jedynie zdjęć uzębienia, kadrowanie zdjęć, niewskazywanie imienia i nazwiska, niewskazywanie danych kontaktowych lub ograniczenie opisu do informacji istotnych z medycznego lub edukacyjnego punktu widzenia.
Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach nawet zdjęcia fragmentu twarzy, uśmiechu, uzębienia, profilu lub opis przypadku mogą potencjalnie pozwalać na identyfikację osoby, szczególnie przez osoby znające pacjenta.
10. Zgody i informacje przekazywane pacjentowi
Przed wykorzystaniem materiałów poza bezpośrednim procesem leczenia pacjent może zostać poproszony o zapoznanie się z odpowiednią informacją lub formularzem zgody.
Taki dokument może określać w szczególności:
- jakie materiały mogą być wykorzystywane,
- w jakim celu materiały będą wykorzystywane,
- gdzie materiały mogą zostać opublikowane lub zaprezentowane,
- czy materiały mogą zawierać wizerunek pacjenta,
- czy materiały będą podpisane danymi pacjenta, czy użyte bez imienia i nazwiska,
- przez jaki czas materiały mogą być wykorzystywane,
- czy i w jaki sposób pacjent może wycofać zgodę, jeżeli wykorzystanie opiera się na zgodzie,
- jakie mogą być ograniczenia techniczne związane z usunięciem materiałów już rozpowszechnionych, np. w internecie lub w wydrukowanych materiałach.
Pacjent powinien przeczytać dokument przed jego podpisaniem i ma prawo poprosić o wyjaśnienie niezrozumiałych postanowień.
11. Cofnięcie zgody
Jeżeli określone wykorzystanie materiałów odbywa się na podstawie zgody pacjenta, pacjent może mieć możliwość cofnięcia zgody zgodnie z zasadami wskazanymi w formularzu zgody lub informacji przekazanej pacjentowi.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej cofnięciem.
W przypadku materiałów już opublikowanych lub rozpowszechnionych, w szczególności w internecie, mediach społecznościowych, materiałach drukowanych, prezentacjach lub publikacjach, usunięcie materiałów może podlegać ograniczeniom technicznym, organizacyjnym lub prawnym. Klinika rozpatruje takie sytuacje indywidualnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
12. Materiały dzieci i osób małoletnich
W przypadku pacjentów małoletnich zasady wykonywania dokumentacji diagnostycznej i leczniczej oraz ewentualnego wykorzystania materiałów poza procesem leczenia są realizowane z uwzględnieniem wieku pacjenta, jego dobra, praw przedstawicieli ustawowych oraz obowiązujących przepisów prawa.
W przypadku wykorzystania materiałów małoletniego poza bezpośrednim procesem leczenia Klinika może wymagać zgody przedstawiciela ustawowego lub innych działań wymaganych przepisami prawa.
Klinika przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności dzieci i młodzieży oraz do ograniczania zakresu danych i materiałów wykorzystywanych poza bezpośrednim procesem leczenia.
13. Przechowywanie i bezpieczeństwo dokumentacji
Dokumentacja fotograficzna, diagnostyczna i medyczna jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami prowadzenia dokumentacji medycznej, zasadami ochrony danych osobowych oraz wewnętrznymi zasadami bezpieczeństwa informacji.
Dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków lub realizacji celu, dla którego dokumentacja jest przetwarzana.
Klinika stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
14. Udostępnianie dokumentacji pacjentowi
Pacjent ma prawo dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych świadczeń zdrowotnych, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.
Zasady udostępniania dokumentacji medycznej mogą być określone w odrębnym dokumencie lub przekazywane pacjentowi przy składaniu wniosku o udostępnienie dokumentacji.
W celu ochrony poufności informacji medycznych Klinika może wymagać potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek lub wykazania uprawnienia do uzyskania dokumentacji.
15. Pytania i wątpliwości pacjenta
Pacjent ma prawo zadawać pytania dotyczące wykonywania dokumentacji, zakresu zdjęć, sposobu ich wykorzystania, ochrony prywatności, zgód oraz zasad publikacji lub prezentacji materiałów.
Jeżeli pacjent ma szczególne obawy dotyczące zdjęć, wizerunku, prywatności lub wykorzystania dokumentacji, powinien zgłosić je przed wizytą lub przed rozpoczęciem danego etapu diagnostyki albo leczenia.
W razie wątpliwości personel Kliniki wyjaśnia, które materiały są potrzebne do diagnostyki lub leczenia, a które mogą dotyczyć wykorzystania poza bezpośrednim procesem leczenia.
16. Kontakt
W sprawach dotyczących dokumentacji fotograficznej, wizerunku, ochrony prywatności lub wykorzystania materiałów można skontaktować się z Kliniką:
- telefonicznie: +48 507 090 990,
- mailowo: kontakt@centrum-ortodoncji.pl,
- listownie lub osobiście: ul. Maćka z Bogdańca 16C, 92-434 Łódź.
17. Powiązane dokumenty
Niniejszą stronę należy czytać łącznie z innymi dokumentami publikowanymi przez Klinikę, w szczególności:
- Zasady współpracy z pacjentem,
- Regulamin,
- Polityka Prywatności,
- Polityka Bezpieczeństwa Informacji,
- Polityka Jakości,
- Kontakt.
18. Aktualizacja zasad
Klinika może aktualizować niniejsze zasady w przypadku zmian organizacyjnych, zmian sposobu działania Kliniki, zmian przepisów prawa, zmian standardów diagnostycznych lub konieczności doprecyzowania informacji przekazywanych pacjentom.
Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na tej stronie.
Data wejścia w życie: 1 maja 2026
Data ostatniej aktualizacji: 1 maja 2026
