ORTORODZINA CENTRUM ORTODONCJI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Maćka z Bogdańca 16C
92-434 Łódź
KRS: 0001107959
NIP: 7282885578
REGON: 528739363
Niniejsza strona określa podstawowe zasady udostępniania dokumentacji medycznej pacjentom Centrum Ortodoncji OrtoRodzina, ich przedstawicielom ustawowym oraz osobom upoważnionym.
Celem dokumentu jest wyjaśnienie, kto może uzyskać dostęp do dokumentacji medycznej, w jakiej formie dokumentacja może zostać udostępniona, jak złożyć wniosek oraz jakie zasady bezpieczeństwa i poufności stosuje Klinika.
1. Prawo pacjenta do dokumentacji medycznej
Pacjent ma prawo dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych.
Dokumentacja medyczna jest udostępniana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z poszanowaniem poufności informacji medycznych, ochrony danych osobowych oraz praw pacjenta.
Prawo dostępu do dokumentacji medycznej przysługuje pacjentowi niezależnie od tego, czy leczenie zostało zakończone, jest w toku, czy dotyczy wcześniejszych świadczeń udzielonych w Klinice.
2. Kto może uzyskać dokumentację medyczną?
Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona:
- pacjentowi, którego dokumentacja dotyczy,
- przedstawicielowi ustawowemu pacjenta, w szczególności rodzicowi lub opiekunowi prawnemu pacjenta małoletniego,
- osobie upoważnionej przez pacjenta,
- podmiotom lub organom uprawnionym do uzyskania dokumentacji na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
W przypadku pacjentów małoletnich dokumentacja jest udostępniana zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa oraz uprawnieniami przedstawicieli ustawowych.
W celu ochrony poufności informacji medycznych Klinika może wymagać potwierdzenia tożsamości osoby wnioskującej o dokumentację albo wykazania uprawnienia do jej uzyskania.
3. Co może obejmować dokumentacja medyczna?
Dokumentacja medyczna może obejmować informacje i materiały związane ze stanem zdrowia pacjenta oraz udzielonymi świadczeniami zdrowotnymi, w szczególności:
- dane identyfikacyjne pacjenta,
- informacje z wywiadu medycznego i ortodontycznego,
- wyniki badania klinicznego,
- rozpoznanie, zalecenia i informacje dotyczące planu leczenia,
- informacje o przebiegu leczenia,
- dokumentację fotograficzną wykonaną w celach diagnostycznych lub leczniczych,
- skany wewnątrzustne, modele diagnostyczne lub inne materiały diagnostyczne, jeżeli zostały wykonane i są częścią dokumentacji,
- zdjęcia RTG, cefalometrię, pantomogram, obrazowanie 3D lub inne badania obrazowe, jeżeli zostały wykonane lub znajdują się w dokumentacji Kliniki,
- informacje o wydanych zaleceniach, aparatach, nakładkach, retencji lub innych elementach leczenia,
- inne dokumenty związane z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, jeżeli stanowią część dokumentacji medycznej pacjenta.
Zakres udostępnionej dokumentacji zależy od tego, jakie świadczenia zostały udzielone pacjentowi oraz jakie dokumenty i materiały znajdują się w dokumentacji prowadzonej przez Klinikę.
4. Formy udostępniania dokumentacji
Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona w formach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności:
- do wglądu w siedzibie Kliniki, z możliwością sporządzenia notatek lub zdjęć,
- poprzez sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku,
- w formie elektronicznej, jeżeli jest to możliwe organizacyjnie i technicznie,
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jeżeli możliwe jest zachowanie poufności i bezpieczeństwa danych,
- na informatycznym nośniku danych, jeżeli jest to uzasadnione zakresem dokumentacji i możliwe technicznie.
Forma udostępnienia dokumentacji może zależeć od rodzaju dokumentacji, jej objętości, formatu plików, możliwości technicznych, konieczności ochrony danych oraz sposobu złożenia wniosku.
5. Jak złożyć wniosek o udostępnienie dokumentacji?
Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej można złożyć:
- mailowo: kontakt@centrum-ortodoncji.pl,
- telefonicznie w celu uzyskania informacji organizacyjnych: +48 507 090 990,
- osobiście w siedzibie Kliniki: ul. Maćka z Bogdańca 16C, 92-434 Łódź,
- listownie na adres Kliniki: ul. Maćka z Bogdańca 16C, 92-434 Łódź.
Dla sprawnej obsługi wniosek powinien zawierać:
- imię i nazwisko pacjenta,
- dane umożliwiające identyfikację pacjenta, np. datę urodzenia lub inne dane uzgodnione z Kliniką,
- dane kontaktowe osoby składającej wniosek,
- wskazanie, jakiej dokumentacji dotyczy wniosek,
- wskazanie preferowanej formy udostępnienia dokumentacji,
- informację, czy wniosek składa pacjent, przedstawiciel ustawowy czy osoba upoważniona,
- w przypadku osoby upoważnionej — podstawę upoważnienia, jeżeli nie znajduje się ona już w dokumentacji Kliniki.
Klinika może poprosić o uzupełnienie wniosku, jeżeli przekazane informacje nie pozwalają na identyfikację pacjenta, zakresu dokumentacji albo osoby uprawnionej do jej odbioru.
6. Potwierdzenie tożsamości i bezpieczeństwo danych
Dokumentacja medyczna zawiera informacje szczególnie chronione, w tym dane dotyczące zdrowia. Dlatego przed udostępnieniem dokumentacji Klinika może zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek lub odbierającej dokumentację.
Weryfikacja może obejmować w szczególności:
- potwierdzenie danych pacjenta,
- okazanie dokumentu tożsamości przy odbiorze osobistym,
- weryfikację upoważnienia osoby trzeciej,
- potwierdzenie danych kontaktowych,
- ustalenie bezpiecznego sposobu przekazania dokumentacji elektronicznej.
Klinika może odmówić udostępnienia dokumentacji osobie, której uprawnienie do jej uzyskania nie zostało potwierdzone.
7. Udostępnianie dokumentacji osobie upoważnionej
Pacjent może upoważnić inną osobę do uzyskania dokumentacji medycznej. Upoważnienie może zostać złożone w sposób przyjęty przez Klinikę, w szczególności w dokumentacji pacjenta lub w odrębnym oświadczeniu.
Osoba upoważniona może uzyskać dokumentację w zakresie wynikającym z upoważnienia oraz obowiązujących przepisów prawa.
W celu ochrony poufności informacji medycznych Klinika może poprosić osobę upoważnioną o potwierdzenie tożsamości przed udostępnieniem dokumentacji.
8. Udostępnianie dokumentacji pacjenta małoletniego
W przypadku pacjentów małoletnich dokumentacja medyczna może być udostępniana przedstawicielowi ustawowemu, w szczególności rodzicowi lub opiekunowi prawnemu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
W sytuacjach budzących wątpliwości co do uprawnienia danej osoby do uzyskania dokumentacji Klinika może poprosić o przedstawienie dodatkowych informacji lub dokumentów potwierdzających uprawnienie.
Przy udostępnianiu dokumentacji pacjentów małoletnich Klinika uwzględnia ochronę dobra dziecka, poufność informacji medycznych oraz obowiązujące przepisy prawa.
9. Termin udostępnienia dokumentacji
Klinika udostępnia dokumentację medyczną bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem zakresu wniosku, formy dokumentacji, możliwości technicznych oraz konieczności weryfikacji osoby uprawnionej.
W przypadku dokumentacji obszernej, archiwalnej, wymagającej przygotowania technicznego albo obejmującej duże pliki diagnostyczne czas przygotowania dokumentacji może być dłuższy.
Jeżeli realizacja wniosku wymaga dodatkowych ustaleń, Klinika może skontaktować się z osobą składającą wniosek w celu doprecyzowania zakresu lub sposobu udostępnienia dokumentacji.
10. Opłaty za udostępnienie dokumentacji
Pierwsze udostępnienie dokumentacji medycznej pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu odbywa się nieodpłatnie w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy prawa.
W pozostałych przypadkach, jeżeli przepisy prawa dopuszczają pobranie opłaty, Klinika może pobrać opłatę za przygotowanie dokumentacji, w szczególności za sporządzenie kopii, odpisu, wyciągu, wydruku, nośnika danych lub przesyłkę.
Informacja o ewentualnej opłacie jest przekazywana przed udostępnieniem dokumentacji, jeżeli w danym przypadku opłata może zostać naliczona.
11. Dokumentacja fotograficzna, skany, RTG i pliki cyfrowe
W leczeniu ortodontycznym dokumentacja może obejmować materiały fotograficzne, skany, zdjęcia RTG, obrazowanie 3D, modele cyfrowe lub inne pliki diagnostyczne.
Udostępnienie takich materiałów może zależeć od ich formatu, wielkości plików, sposobu przechowywania, możliwości technicznych oraz konieczności zapewnienia bezpieczeństwa danych.
W przypadku dużych plików diagnostycznych Klinika może uzgodnić z pacjentem odpowiedni sposób przekazania danych, np. odbiór na nośniku, bezpieczne udostępnienie elektroniczne albo inną formę zgodną z możliwościami technicznymi i organizacyjnymi Kliniki.
Dokumentacja fotograficzna i diagnostyczna udostępniana pacjentowi pozostaje dokumentacją zawierającą dane medyczne. Pacjent powinien przechowywać ją w sposób chroniący prywatność i poufność informacji.
12. Ograniczenia i odmowa udostępnienia
Klinika może odmówić udostępnienia dokumentacji lub wstrzymać jej wydanie, jeżeli:
- wniosek składa osoba nieuprawniona,
- nie można potwierdzić tożsamości osoby składającej wniosek,
- nie można potwierdzić upoważnienia do odbioru dokumentacji,
- wniosek jest niejasny i nie pozwala ustalić zakresu dokumentacji,
- udostępnienie w żądanej formie nie jest możliwe technicznie lub organizacyjnie, a możliwe jest zaproponowanie innej formy,
- ograniczenie wynika z obowiązujących przepisów prawa.
W przypadku odmowy lub konieczności doprecyzowania wniosku Klinika informuje osobę składającą wniosek o przyczynie problemu, o ile jest to możliwe i zgodne z przepisami prawa.
13. Czas przechowywania dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.
Co do zasady dokumentację medyczną przechowuje się przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, chyba że przepisy prawa przewidują inny okres przechowywania dla określonych rodzajów dokumentacji.
Po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumentacja może zostać zniszczona lub usunięta zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa informacji.
14. Dokumentacja po zakończeniu leczenia
Pacjent może wystąpić o udostępnienie dokumentacji również po zakończeniu leczenia, o ile dokumentacja jest nadal przechowywana przez Klinikę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Zakończenie leczenia, zmiana kliniki albo przerwanie terapii nie pozbawia pacjenta prawa dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej świadczeń udzielonych w Centrum Ortodoncji OrtoRodzina.
15. Kontakt w sprawie dokumentacji medycznej
W sprawach dotyczących udostępnienia dokumentacji medycznej można skontaktować się z Kliniką:
- mailowo: kontakt@centrum-ortodoncji.pl,
- telefonicznie: +48 507 090 990,
- osobiście lub listownie: ul. Maćka z Bogdańca 16C, 92-434 Łódź.
Ze względu na ochronę danych medycznych nie wszystkie informacje mogą być przekazane telefonicznie. W niektórych przypadkach konieczne może być potwierdzenie tożsamości lub złożenie wniosku w formie pozwalającej na bezpieczną identyfikację osoby uprawnionej.
16. Powiązane dokumenty
Niniejszą stronę należy czytać łącznie z innymi dokumentami publikowanymi przez Klinikę, w szczególności:
- Prawa pacjenta,
- Zasady współpracy z pacjentem,
- Dokumentacja fotograficzna i wizerunek,
- Regulamin,
- Polityka Prywatności,
- Polityka Bezpieczeństwa Informacji,
- Kontakt.
17. Aktualizacja zasad
Klinika może aktualizować niniejsze zasady w przypadku zmian przepisów prawa, zmian organizacyjnych, zmian sposobu prowadzenia dokumentacji, zmian technicznych lub konieczności doprecyzowania informacji przekazywanych pacjentom.
Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na tej stronie.
Data wejścia w życie: 1 maja 2026
Data ostatniej aktualizacji: 1 maja 2026
