Polityka Bezpieczenstwa Informacji

Ostatnia aktualizacja: 1 maja 2026

ORTORODZINA CENTRUM ORTODONCJI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Maćka z Bogdańca 16C
92-434 Łódź
KRS: 0001107959
NIP: 7282885578
REGON: 528739363

1. Cel polityki

W Centrum Ortodoncji OrtoRodzina bezpieczeństwo informacji stanowi jeden z podstawowych elementów jakości świadczonych usług. Celem niniejszej Polityki Bezpieczeństwa Informacji jest określenie ogólnych zasad ochrony informacji przetwarzanych w naszej działalności, w szczególności danych osobowych pacjentów, danych dotyczących zdrowia, dokumentacji medycznej, dokumentacji diagnostycznej, informacji organizacyjnych, dokumentacji wewnętrznej oraz informacji powierzonych nam przez kontrahentów i współpracowników.

Polityka została przyjęta w celu zapewnienia poufności, integralności, dostępności i rozliczalności informacji oraz ograniczenia ryzyk związanych z ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, modyfikacją lub dostępem osób nieuprawnionych.

2. Zakres polityki

Polityka obejmuje wszystkie informacje przetwarzane w związku z działalnością Centrum Ortodoncji OrtoRodzina, niezależnie od formy ich utrwalenia, w szczególności:

  • dane osobowe pacjentów, opiekunów prawnych, przedstawicieli ustawowych i osób kontaktowych,
  • dane dotyczące zdrowia, dokumentację medyczną i diagnostyczną,
  • dokumentację fotograficzną, skany, zdjęcia RTG, obrazy 3D i inne materiały diagnostyczne wykorzystywane w procesie leczenia,
  • dane pracowników, współpracowników i kandydatów,
  • informacje handlowe, organizacyjne, księgowe, prawne i techniczne,
  • dane przetwarzane w systemach informatycznych, poczcie elektronicznej, urządzeniach końcowych oraz dokumentacji papierowej.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, które uzyskują dostęp do informacji przetwarzanych przez klinikę, w tym personelu medycznego, personelu administracyjnego, współpracowników, dostawców usług IT i innych podmiotów uprawnionych.

3. Podstawowe zasady bezpieczeństwa informacji

W OrtoRodzina przyjmujemy, że bezpieczeństwo informacji opiera się na następujących zasadach:

  • legalności i adekwatności – informacje są przetwarzane wyłącznie w uzasadnionym celu i w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu,
  • minimalizacji dostępu – dostęp do informacji otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków,
  • poufności – chronimy informacje przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym,
  • integralności – dbamy o kompletność, poprawność i aktualność danych,
  • dostępności – zapewniamy możliwość korzystania z informacji przez osoby uprawnione wtedy, gdy jest to potrzebne,
  • rozliczalności – wdrażamy rozwiązania pozwalające wykazać zgodność procesu przetwarzania informacji z obowiązującymi wymaganiami.

4. Ochrona danych osobowych i danych medycznych

Szczególną ochroną obejmujemy dane osobowe pacjentów oraz dane dotyczące zdrowia, które wymagają podwyższonego poziomu zabezpieczeń. W związku z tym stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, zakresu operacji przetwarzania oraz poziomu ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Dbamy o to, aby dostęp do dokumentacji medycznej, dokumentacji diagnostycznej i systemów zawierających dane pacjentów był ograniczony do osób upoważnionych, przeszkolonych i zobowiązanych do zachowania poufności.

Dokumentacja fotograficzna, skany, zdjęcia RTG, obrazy 3D oraz inne materiały diagnostyczne wykorzystywane w procesie leczenia są chronione tak jak pozostała dokumentacja medyczna lub dokumentacja związana z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, jeżeli zawierają dane osobowe lub dane dotyczące zdrowia.

5. Stosowane środki bezpieczeństwa

W celu ochrony informacji OrtoRodzina stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych informacji oraz zidentyfikowanych ryzyk. Zgodnie z art. 32 RODO środki bezpieczeństwa powinny odpowiadać poziomowi ryzyka oraz mogą obejmować m.in. zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, zdolność przywrócenia dostępu do danych oraz regularne testowanie i ocenę skuteczności zabezpieczeń. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

Stosowane środki mogą obejmować w szczególności:

  • nadawanie i ewidencjonowanie uprawnień dostępu,
  • stosowanie haseł, zabezpieczeń dostępowych i zasad autoryzacji,
  • ograniczanie dostępu do danych zgodnie z zakresem obowiązków,
  • ochronę stanowisk pracy oraz urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania informacji,
  • zabezpieczenie dokumentacji papierowej przed dostępem osób nieuprawnionych,
  • wykonywanie kopii zapasowych zgodnie z przyjętymi zasadami,
  • ochronę sieci, systemów i urządzeń przed nieuprawnionym dostępem,
  • stosowanie rozwiązań ograniczających ryzyko przypadkowej utraty, zniszczenia lub ujawnienia danych,
  • aktualizacje oprogramowania i utrzymanie środowiska IT,
  • monitorowanie incydentów oraz reagowanie na zdarzenia mogące wpływać na bezpieczeństwo informacji,
  • okresowe przeglądy przyjętych środków bezpieczeństwa.

6. Uprawnienia i odpowiedzialność

Za bezpieczeństwo informacji odpowiada cała organizacja, przy czym zakres odpowiedzialności jest dostosowany do roli danej osoby. Kierownictwo kliniki odpowiada za organizację systemu ochrony informacji, przyjmowanie adekwatnych zabezpieczeń oraz zapewnienie zasobów niezbędnych do ich stosowania.

Personel medyczny, personel administracyjny i współpracownicy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących zasad, zachowania poufności oraz niezwłocznego zgłaszania incydentów i nieprawidłowości.

Dostęp do informacji jest przyznawany zgodnie z zakresem obowiązków i podlega zasadzie wiedzy koniecznej.

7. Szkolenia i świadomość personelu

Bezpieczeństwo informacji wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale również właściwych zachowań organizacyjnych. Dlatego dbamy o podnoszenie świadomości personelu w zakresie:

  • ochrony danych osobowych,
  • ochrony danych dotyczących zdrowia i dokumentacji medycznej,
  • bezpiecznego korzystania z systemów informatycznych,
  • zasad pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną,
  • rozpoznawania ryzyk i potencjalnych incydentów,
  • zasad komunikacji i udostępniania informacji.

8. Zarządzanie incydentami

Każde zdarzenie mogące wpływać na bezpieczeństwo informacji traktujemy poważnie i analizujemy adekwatnie do skali ryzyka. W przypadku stwierdzenia incydentu podejmowane są działania mające na celu:

  • ograniczenie skutków zdarzenia,
  • zabezpieczenie informacji i systemów,
  • ustalenie przyczyny incydentu,
  • wdrożenie działań naprawczych i zapobiegawczych,
  • ocenę, czy zaistniał obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub poinformowania osób, których dane dotyczą.

Jeżeli incydent stanowi naruszenie ochrony danych osobowych, Administrator dokonuje oceny ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych. W przypadkach wymaganych przepisami prawa naruszenie jest zgłaszane właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, a gdy jest to wymagane – w terminie określonym przez przepisy RODO.

9. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi

Jeżeli w związku z działalnością kliniki korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych wspierających nas np. w zakresie IT, hostingu, oprogramowania, księgowości, obsługi prawnej, komunikacji, marketingu lub systemów rejestracji, dobieramy takich partnerów z należytą starannością i wymagamy zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji.

W przypadkach wymaganych prawem współpraca opiera się na odpowiednich umowach regulujących zasady przetwarzania danych i ochrony informacji, w szczególności umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych.

10. Przeglądy i doskonalenie

Polityka Bezpieczeństwa Informacji oraz stosowane środki ochrony podlegają okresowym przeglądom i aktualizacjom. Jest to konieczne ze względu na zmieniające się ryzyka, rozwój technologii, zmiany organizacyjne oraz wymagania prawne.

W razie potrzeby polityka może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian sposobu działania kliniki, wykorzystywanych systemów, zakresu przetwarzanych informacji lub obowiązujących przepisów.

11. Relacja do Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Informacji ma charakter ogólny i opisuje podstawowe zasady ochrony informacji w klinice. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej, pacjentów i osób kontaktujących się z kliniką znajdują się w Polityce Prywatności.

12. Kontakt w sprawach bezpieczeństwa informacji

W sprawach dotyczących bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych lub zgłoszenia incydentu związanego z przetwarzaniem informacji można skontaktować się z nami:

  • listownie: ul. Maćka z Bogdańca 16C, 92-434 Łódź,
  • mailowo: kontakt@centrum-ortodoncji.pl,
  • telefonicznie: +48 507 090 990.

ORTORODZINA CENTRUM ORTODONCJI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Maćka z Bogdańca 16C
92-434 Łódź
KRS: 0001107959
NIP: 7282885578
REGON: 528739363

Data wejścia w życie: 9 marca 2026

Data ostatniej aktualizacji: 1 maja 2026

Polityka Prywatności

Strona kontaktowa